תכונות המערכת

כמעט כל דבר בטפסים של Tepez הוא אינטראקטיבי ודינאמי: הצגה או הסתרה של חלקים בטופס, ערכים של שדות שמחושבים אוטומטית, קריטריונים לתקינות הנתונים וכל טקסט שמוצג על גבי הטופס. בבסיס של Tepez נמצא מנוע מתוחכם לביצוע חישובים, הכולל מאות פונקציות, המאפשר לערוך חישובים על בסיס כל הנתונים שבטופס. כדי להבין את יכולות המערכת מומלץ להסתכל על טופס דיווח השעות החודשי שלנו. העובד מציין בטופס באילו ימים ובאילו שעות עבד במהלך החודש והטופס מחשב את השכר המגיע לעובד תוך התחשבות בימי חג, ביום החופשי של העובד ובאורך המשמרת. כל זה נעשה באמצעות פונקציות ליבה של Tepez - ללא תלות בשירות חיצוני.

ל-Tepez מערכת בדיקות מתוחכמת שעוזרת לזהות ולמנוע טעויות בהכנסת נתונים ברגע שהן נוצרות וכך לחסוך זמן רב. המערכת תומכת במגוון רחב של בדיקות. החל מבדיקות פשוטות כמו מספר בין 0 ל-100, טקסט באורך של עד ל-50 מילים, כתובת אימייל, מספר זהות, מספר טלפון (מכל סוג ובכל מדינה), מספר חשבון בנק ישראלי וכו'. במקרה של שגיאה, המערכת מציגה מיד הודעה אינפורמטיבית בהתאם לטעות שנעשתה. אם נדרשת בדיקה מורכבת יותר תמיד אפשר להגדיר נוסחא, תוך שימוש במאות פונקציות והתייחסות לכל נתון שמופיע בטופס. אפשרות נוספת היא לקשר את הטופס עם שירות חיצוני, כמו מערכת מידע ארגונית, באמצעות בקשות HTTP מתוך הטופס.

כל הטפסים של Tepez נראים ועובדים מצוין בסמארטפונים ובטאבלטים. ניתן להתאים את מבנה הטופס, בכל גודל מסך, באמצעות מערכת גריד מתקדמת.

לוח החתימה המתקדם של Tepez מאפשר קבלת חתימה בכתב יד באמצעות האצבע על גבי מסך מגע או באמצעות העכבר במחשב. הלוח עובד מצוין בכל גודל מסך. כדי שהחתימה תהיה קרובה ככל האפשר לחתימה עם עט על גבי נייר, הלוח מתעד את מהירות תנועת היד לאורך החתימה ומחשב את עובי הקו שעט היה יוצר באמצעות אלגוריתם מתמטי.

היכולת לשמור כטיוטה טופס שמולא היא שימושית ביותר במקרים שלא ניתן להשלים את מילוי הטופס ברגע זה. לדוגמא, אם חסר מידע ברגע זה או אם הטופס ממולא לאורך זמן ונשלח בסוף, כמו במקרה של דיווח נסיעות שהעובד ממלא לאורך החודש ושולח בסופו. בשמירה של טופס כטיוטה, המשתמש מקבל קישור ייחודי שמאפשר לו להמשיך את עריכת הטופס מאותה נקודה בשלב מאוחר יותר. ניתן לשלוח את הקישור באימייל ישירות מתוך הטופס. הקישור הוא מאוד ארוך וחתום אלקטרונית. הוא נחשב בטוח מאוד ואינו ניתן לניחוש.

עם Tepez ניתן לשלוח אימיילים כל פעם שמתקבל טופס חדש. ניתן להגדיר מספר הודעות עבור כל טופס, עם תוכן ונמענים שונים וכן כללים באילו מצבים יש לשלוח כל הודעה. ניתן לשלב פרטים מתוך הטופס בנמענים, בנושא ובגוף ההודעה וכן לצרף קובץ PDF של הטופס. יש לכך שימושים רבים:

• שליחת אישור קבלה לפנייה.
• העברת המידע שהתקבל ליחידה הרלוונטית בארגון.
• שליחת התראה אם התקבל טופס שמחייב התייחסות מהירה.

ל-Tepez מערכת ניהול מתקדמת שמאפשרת ביצוע פעולות רבות על הטפסים שהתקבלו: חיפוש, ייצוא לקובצי XLSX, CSV ו-PDF ועריכתם.

ה-API של Tepez מאפשר למפתחים ליצור בקלות התממשקויות מתוחכמות בין מערכות המידע הארגוניות לבין Tepez. כל הפעולות הזמינות ממערכת הניהול ועוד פעולות רבות זמינות גם ב-API. כל הפרטים הטכניים זמינים בעמוד תיעוד ה-API.

חתימה דיגיטלית היא אמצעי שמאפשר לקבוע שמסמך ממוחשב הופק ע"י גורם מסוים ושהוא לא שונה מאז שהופק. המחוקק בישראל הכיר בחשיבות של חתימות דיגיטליות כבר בשנת 2001 בחוק חתימה אלקטרונית והרשויות בישראל דורשות שמסמכים רבים, כמו חשבוניות מס וקבלות יהיו חתומים דיגיטלית כתנאי להעברתם בצורה ממוחשבת. קובצי PDF שמופקים מהמערכת של Tepez הינם חתומים דיגיטלית בחתומה מאובטחת.

הטפסים של Tepez ניתנים לעיצוב בעזרת 17 ערכות נושא מקצועיות, כל אחת עם מראה ייחודי משלה. בנוסף, כמעט כל אלמנט בטפסים ניתן לעיצוב נוסף מתוך עורך הטפסים.

PDF הוא הפורמט המושלם לשמירה ולשיתוף של מסמכים. מסמך שנשמר ב-PDF יוצג באותו אופן בכל מקום. עם Tepez אפשר לשמור טפסים שהתקבלו כקובצי PDF בשתי דרכים: באמצעות שתילת הנתונים שהתקבלו על גבי תבנית PDF קיימת או ע"י יצירה אוטומטית של מסמך על פי המבנה של הטופס. שתילת נתונים על גבי תבנית מאפשרת המשך שימוש בטפסים קיימים והיא הכרחית אם נדרש שימוש בטופס במבנה ספציפי, כמו בטפסים רבים המוגשים לרשויות ממשלתיות. החיסרון של שיטה זו הוא שהיא דורשת הכנה של תבנית PDF ע"י סימון השדות על גבי המסמך. יצירה אוטומטית לעומתה אינה דורשת הכנות והיא זמינה מידית. ביצירה אוטומטית הטופס, כפי שהוא מוצג למשתמש, נשמר לקובץ PDF. ניתן לעשות התאמות במבנה הטופס המודפס ע"י הצגה או הסתרה של חלקים מהטופס, למשל כדי שיכנס בעמוד אחד.

כדי ליצור טפסים מורכבים במהירות יש צורך בכלי עבודה מתאימים. שילבנו בבונה הטפסים של Tepez כלים רבים שמאפשרים ליצור טפסים במהירות, לדוגמא:

• שיתוף רכיבים בין טפסים שונים ע"י העתקה והדבקה, גם בין חלונות דפדפן שונים.
• עריכת המקור של הטופס ישירות. שימושי במיוחד ליצירה אוטומטית של טפסים עם סקריפטים.
• ביצוע פעולות עם קיצורי דרך מהמקלדת.
• עריכה מרוכזת של רשימת אפשרויות.